Ziekenhuizen Zo maakt u van integraal capaciteits-management wel een succes

Veel ziekenhuizen zijn aan de slag met integraal capaciteitsmanagement (ICM): het continu matchen van vraag en aanbod, zodat ze met dezelfde mensen en middelen meer patiënten kunnen helpen. Met als gevolg: een hogere kwaliteit van zorg, én een hoger rendement.

In de praktijk komt ICM maar moeilijk van de grond. Dat heeft vaak te maken met de aanpak, die te veel focust op software en andere instrumenten als oplossing. Maar software alleen verbetert uw organisatie niet. Dat doen mensen. In de presentatie Integraal capaciteitsmanagement ziet u hoe u wél een succes maakt van ICM. De kern? Grenzen tussen afdelingen loslaten en sámen met uw mensen aan de slag gaan. Bijvoorbeeld met de planning van de OK, de ligdagen en de spreekuren.

Lees onderstaand artikel of bekijk en download de presentatie: “Zo maakt u van integraal capaciteitsmanagement wél een succes“.

Veel ziekenhuizen werken aan integraal capaciteitsmanagement

Uitdagingen vragen om stevige investeringen

Ziekenhuizen opereren in een complex krachtenveld. Zorgverzekeraars zetten druk op tarieven, de zorg moet meer gecentraliseerd worden en moet er meer samenwerking in de keten komen. Tegelijkertijd zijn er flinke investeringen nodig om te digitaliseren, om te robotiseren en om gebouwen up-to-date te houden. En dan hebben we het nog niet eens over de krapte op de arbeidsmarkt en de toenemende vergrijzing.

integraal capaciteitsmanagement helpt ziekenhuizen daarbij

Logisch dus dat veel ziekenhuizen aan de slag zijn met integraal capaciteitsmanagement. Concreet: het continu matchen van vraag en aanbod. Daarmee zorgen ziekenhuizen dat ze met dezelfde mensen en middelen, meer patiënten kunnen helpen. Met een hogere kwaliteit en een hoger rendement tot gevolg. Ziekenhuizen voorkomen daarmee bijvoorbeeld opnamestops en het afzeggen van electieve patiënten.

Maar integraal capaciteitsmanagement komt vaak moeilijk van de grond

Veel ziekenhuizen zijn nog niet zo ver als ze zouden willen met integraal capaciteitsmanagement. Dat heeft te maken met de aanpak. De neiging bestaat om te beginnen met slimme tools en software. Het inrichten van een hospital control room wordt dan bijvoorbeeld als oplossing gezien.

Maar computerprogramma’s of andere instrumenten veranderen de organisatie niet. Dat doen de mensen. Met een grondige analyse, heldere doelen en een slimme veranderaanpak mét uw mensen maakt u van ICM wel een succes.

De kern van succesvol Integraal Capaciteitsmanagement in ziekenhuizen

Het continu matchen van vraag en aanbod kan alleen door de grenzen tussen afdelingen los te laten

De kern van ICM is simpel: u bepaalt welke capaciteit nodig is,
plant deze, en stuurt erop. U beoordeelt vervolgens de prestaties, en verbetert ze continu. Cruciaal is daarbij het durven loslaten van silo’s: de aansturing, het proces en de communicatie moeten óver de grenzen van afdelingen heen gaan. 

En door te werken op drie niveaus

Integraal capaciteitsmanagement is alleen écht integraal als u werkt op drie niveaus:

1. Strategisch: de portfoliokeuze en capaciteiten en middelen die daarbij horen
2. Tactisch niveau: over afdelingen heen sturen op in-, door- en uitstroom
3. Operationeel: geoptimaliseerde processen in de praktijk brengen en dagelijks bijsturen

In vier stappen naar succesvol Integraal Capaciteitsmanagement

Stap 1: analyseren van processen en knelpunten

Voor iedere vakgroep richten we een focusgroep op met professionals, leidinggevenden en medisch specialisten. Samen met hen brengen we de huidige patiëntreis en knelpunten in kaart. Hierdoor krijgen alle betrokkenen inzicht in het verbeterpotentieel én de manier om dit waar te maken.

Ook maken we afspraken over onder meer het terugdringen van de herhaalfactor, het verkorten van de ligduur, het optimaal benutten van de OK, het lopen van visite en het uniformeren van de werkwijzen op de poliklinieken. Bovendien zorgen we binnen acht weken voor een helder dashboard waarin altijd actueel inzicht is.

Stap 2:  ontwikkelen nieuwe werkwijzen en planningen

Met de focusgroepen werken we nieuwe werkwijzen en planningen uit. Dit doen we óver de grenzen van afdelingen heen. We maken bijvoorbeeld:

• een geoptimaliseerd proces om patiënten te plannen
• een nieuw spreekuurrooster, inclusief bezetting met nieuwe plannormen voor nieuwe patiënten en herhaalpatiënten
• een plan van aanpak per vakgroep om de herhaalfactor terug te dringen, gestructureerd visite te lopen en de ligdagen te beperken
• een vernieuwd procesvoorstel voor de preoperatieve screeningen transfer
• een herverdeling van OK-capaciteiten, met afspraken over bijvoorbeeld doorloopprogramma’s en over inleiding- en wisseltijden. En met flexibilisering van sessie-uitgifte op basis van onder meer de wachtlijst
• een op maat gemaakte index voor de verhouding verpleging en patiënten
• een structuur voor tactisch en operationeel planningsoverleg binnen en tussen afdelingen, om door- en uitstroom op basis van de nieuwe processen te kunnen bijsturen

Stap 3: implementeren en trainen

Het liefst beginnen we al bij de eerste stappen met implementatie. Hoe eerder we verbeteringen doorvoeren, des te eerder is er immers resultaat. Voor het werken met een dashboard kan dat ook prima. Zodra dat er is, gebruiken we het.

De meeste andere procesoptimalisaties zijn over de grenzen van afdelingen heen in samenhang met elkaar ontwikkeld. Ze moeten dus ook tegelijkertijd uitgevoerd worden. De OK kan niet op een andere manier werken, zonder dat de verpleegafdelingen daar ook op ingericht zijn. 

Tijdens de implementatiefase begeleiden en coachen we leidinggevenden en vakgroepen. Zo helpen we hen de capaciteit systematisch in kaart te brengen en erop te blijven sturen. Ook trainen we de leidinggevenden, zodat ze de competenties ontwikkelen om veranderingen duurzaam te laten zijn. 

Stap 4: begeleiden en borgen

Samen gaan we voor blijvende resultaten. Tijdens het hele proces ondersteunen we uw medewerkers. We delen kennis, jagen aan, zorgen voor focus en nemen verantwoordelijkheid voor het overeengekomen (financieel) resultaat.

Ook maken we een concreet plan van aanpak voor hoe uw organisatie verder gaat zodra wij weg zijn. Dit plan stemmen we af met het management én
met HRM.

We gaan voor een geleidelijke overgang waarin we leidinggevenden steeds verder loslaten. En natuurlijk zijn we altijd beschikbaar, als dat nodig is.

Het resultaat: Toegankelijke zorg van hoge kwaliteit tegen acceptabele kosten

1. Zinnige Zorg – bijvoorbeeld door het verminderen van herhaalbezoeken en het verkorten van de ligdagen. Zodat u meer patiënten kunt helpen.
2. Een beter rendement omdat alle capaciteiten – in samenhang – beter en flexibeler worden benut.
3. Werkplezier omdat, onder andere op bijvoorbeeld de kliniek, het gevoel van verpleegkundigen van hollen en stilstaan wordt weggenomen.
4. Een professionele cultuur doordat met behoud van de menselijke maat op basis van heldere KPI’s wordt samengewerkt en aangestuurd en mensen worden aangesproken.

Bent u klaar om de eerste stap te zetten?

Neem dan contact op met Jurriën van Zutphen.