MENU

Overheid Maastricht Sport terug naar de basis: ‘Gezonde, vitale inwoners: dat is het doel’

Maastricht Sport is het sportbedrijf van de gemeente Maastricht. Ze biedt inwoners een aantrekkelijke sportomgeving en diverse sportvoorzieningen, en ondersteunt scholen en verenigingen met integrale sport- en beweegprogramma’s. En ze wilde verder groeien. Daarvoor moest ze eerst helemaal terug naar de basis. Met hulp van P5COM formuleerde Maastricht Sport een nieuwe missie, visie, kernwaarden en organisatiedoelstellingen. Met als resultaat: een grotere meerwaarde voor veel meer Maastrichtenaren.

Ruim acht jaar geleden werd Maastricht Sport een zelfstandig onderdeel binnen de gemeentelijke organisatie. Directeur Han Hoogma: ‘Alles dat met sport te maken had, was voorheen verspreid over verschillende afdelingen. Dat is gebundeld, zodat er meer slagkracht kwam. Het paste ook in het toen gangbare model van de regiegemeente, waarbij beleid en uitvoering losgetrokken werden. Maastricht Sport werd de uitvoeringsorganisatie. En natuurlijk waren er toen ook al ideeën over missie en visie, maar in de praktijk moest er eerst maar eens een organisatie neergezet worden. Dat valt niet mee, als je vier verschillende afdelingen én een extern zwembad bij elkaar brengt.’

Toen we daarmee aan de slag gingen, merkten we al gauw dat we niet goed wisten waarom we dingen deden zoals we ze deden

Ellen Peerboom, teammanager accommodaties: ‘Na een aantal jaar stond die organisatie echt wel hoor. Maar het kon wel klantgerichter, en de samenwerking met partners was ook niet altijd optimaal. Toen we daarmee aan de slag gingen, merkten we al gauw dat we niet goed wisten waarom we dingen deden zoals we ze deden. Wie zíjn eigenlijk onze klanten, wat is het doel waar we aan werken? Dat konden we niet echt scherp verwoorden. En dan wordt het moeilijk om te verbeteren.’

Terug naar de basis

Begin 2020 schakelde Maastricht Sport daarom de hulp van P5COM in. Consultant Anna Ermers: ‘Het eerste dat wij deden, was kijken wat er over het doel van de organisatie op papier stond. Dat bleek best veel te zijn – maar soms tegenstrijdig, en in veel verschillende documenten, waardoor het ook niet doorleefd werd. Samen met de directie besloten we toen helemaal terug te gaan naar de basis. Om via de missie, visie en kernwaarden te komen tot nieuwe doelstellingen voor de organisatie.’

Gedragen ideeën bedenkt een organisatie altijd zelf

De snelste route was waarschijnlijk om P5COM een voorstel voor de missie te laten schrijven en dat af te stemmen met de directie. Ermers: ‘Maar dat wilden we per se niet. De directie niet én wij niet. Papieren ideeën waren er al genoeg. En gedragen ideeën bedenkt een organisatie altijd zelf. Onze taak was dan ook op weg helpen, het denkwerk faciliteren.’ Peerboom: ‘Sowieso is het goed om basale zaken af en toe serieus te ijken. En zorgvuldigheid gaat daarbij wat ons betreft boven snelheid, omdat je anders toch het risico loopt niet genoeg de diepte in te gaan.’

Zeven sessies in een half coronajaar

Zeven sessies belegde Ermers. Meteen na de eerste brak corona los in Nederland. Ermers: ‘Dat betekende improviseren. Van fysieke bijeenkomsten schakelden we over naar digitale – net als de rest van Nederland. Ook bij ons betekende het dat mensen elkaar minder goed in de ogen konden kijken.’ Peerboom: ‘Terwijl juist dát heel belangrijk bleek te zijn. We waren niet met veel mensen, maar we bleken wel verschillend. Kort door de bocht: managers denken vaak wat pragmatischer, directieleden wat strategischer. En toen na een paar sessies ook de beleidsmedewerkers van de gemeente aanhaakten, kwam daar dus nóg een smaak bij. Dan is het bijvoorbeeld wel makkelijk om te zeggen ‘we moeten dynamisch zijn’, maar wat bedoel je daar dan mee? Wat betekent dat dan voor ons dagelijks werk? Als je dat niet helder krijgt, blijft het een papieren verhaal.’

Hogere doelen en huiswerk

De oplossing vond Ermers in afwisseling – en huiswerk. ‘Tijdens de digitale sessies zijn we veel vaker in nog kleinere groepjes uit elkaar gegaan om deelonderwerpen te bespreken. En tussen de sessies door kregen de deelnemers huiswerk. Dat konden ze alleen doen, of in duo’s.’ Hoogma: ‘Dat hielp om met elkaar af te pellen waartoe we als organisatie op aarde zijn en wíllen zijn. En het ging vooral om de koppeling tussen het hogere doel en de dagelijkse praktijk. Hoe zorg je iedere dag voor meer maatschappelijk rendement? Is het aan ons om bewegen een grotere rol te geven in kinderdagcentra?’ Peerboom: ‘En door dat echt goed door te exerceren, krijg je onduidelijkheid boven water. Dat zijn taaie processen, die we zonder externe partij waarschijnlijk niet zo grondig hadden aangepakt.’

Resultaat: grotere meerwaarde, sterkere rol

Wie de nieuwe missie van Maastricht Sport naast de oude legt, ziet een schoner verhaal dat echt in de praktijk wordt gebracht. Peerboom: ‘Waar in de organisatie het verhuren van accommodaties eerder zo’n beetje het hoogste doel was, realiseert iedereen zich nu dat dat slechts een middel is. Voorheen lag de focus veel op mensen die toch al sporten, die faciliteerden we. Nu hebben we helder dat we ons meer willen richten op de mensen die dat nog niet doen. En op minder rendabele projecten. Zodat bewegen voor heel Maastricht bereikbaar wordt. We hebben echt het fundament opnieuw gelegd, en nu is het zaak om daarop voort te bouwen. Met als doel: een gezonde samenleving.’

We maken weer meer de koppeling tussen uitvoering en beleid.

Hoogma: ‘Dat gaan we ook vastleggen in meetbare doelstellingen. Daarmee ligt er een fundament waarop we echt verder kunnen bouwen. En doordat doel en voortgang via de PDCA-cyclus zo helder zijn, kunnen we ook aan de politiek aangeven wat er nodig is. We maken weer meer de koppeling tussen uitvoering en beleid. De uitvoeringsorganisatie als beleidsadviseur – daar wordt iedereen beter van.’

Gerelateerde artikelen